I. Contexto, Propósitos y Alcance

I.1 Contexto: Supermercados Famcoop reconoce que su reputación está determinada por los actos y omisiones de todos quienes conforman la cadena: Junta de Directores, Comité de Supervisión, Empleados del Centro de Distribución, Socios y Empleados de sus tiendas en Puerto Rico, y por lo tanto se esfuerza por lograr los más altos estándares de comportamiento ético y cumplimiento legal.

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Supermercados Famcoop busca hacerse merecedor del respeto y apoyo de todas las partes interesadas en su cadena de valor: consumidores, empleados, gobierno de Puerto Rico y la sociedad en general. Por lo tanto, la calidad de nuestras decisiones y acciones es tan importante para nosotros como la calidad de nuestros productos y servicios. En otras palabras, la conducta ética exige el compromiso personal de cada miembro de la cadena de actuar con integridad y de acuerdo con lo estipulado en la letra, espíritu e intención de las leyes aplicables, del Reglamento Interno y políticas de la cadena y de este Código.

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El Código de Ética establece la filosofía fundamental para guiar los negocios de la manera correcta e incluye las normas de comportamiento aceptables y apropiadas que debemos seguir. Asimismo, se utiliza con el fin de orientar el buen juicio y la asertiva toma de decisiones, siempre que sea preciso enfrentar situaciones difíciles. 

 

I.2 Propósito: El Código de Ética de Famcoop busca ser una guía concisa y unificada con respecto a lo que creemos que debe ser la ética en línea con nuestra visión y planes estratégicos, con el fin de motivar a todos los miembros de la cadena a construir, mantener y promover las más altas normas de comportamiento ético en sus relaciones profesionales, interna y externamente. 

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Es imperativo honrar nuestro compromiso de actuar éticamente, respetando la Carta Universal de los Derechos Humanos y la Constitución y leyes Federales de los Estados Unidos y del gobierno de Puerto Rico. También estamos obligados a acatar la Ley General de Sociedades Cooperativas. No obstante, actuar éticamente es hacer más de aquello que es legal; significa ser correcto, justo, respetuoso y responsable con respecto a nuestros socios, colegas, empleados, consultores, asesores, clientes y con la sociedad en general.

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I.3 Alcance:  Este Código aplica a todos los miembros del Centro de Distribución de Famcoop, a su Junta de Directores, Comité de Supervisión, Socios y empleados de las tiendas de la cadena. Asimismo, el Código también establece normas éticas para nuestras interacciones con clientes, así como para aquellas personas y contratistas que actúan en nombre o en representación nuestra o hacen negocios con nuestra empresa cooperativa, en tal sentido, requerimos que cumplan el Código en sus actividades comerciales con nosotros.

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En caso de que alguna situación no esté expresamente reglamentada por este Código, los miembros de Supermercados Famcoop se guiarán por el sentido de decencia, equidad, justicia y respeto mutuo, junto con los principios generales consignados en la Carta Universal de Derechos Humanos, la Constitución y las leyes, así como por los códigos, reglamentos, políticas y procedimientos internos.

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II. Principios y Definiciones

Para Supermercados Famcoopo, ética significa hacer lo que es correcto, de la manera correcta, por las razones correctas; abarca los comportamientos, tanto personales como profesionales, en el desarrollo de los negocios.

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El comportamiento ético es una obligación de todos, independientemente del rol o cargo que se ocupe en la cadena. Es de especial importancia que las personas de altos cargos como los miembros de la Junta de Directores y Comité de Supervisión de la cadena, así como los Socios, den el ejemplo y demuestren comportamientos éticos incuestionables.

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El Centro de Distribución Famcoop y los Supermercados Famcoop que la integran requiere que actuemos con honestidad, integridad, transparencia, respeto mutuo y con un sentido de justicia y responsabilidad en todas nuestras relaciones profesionales, y que exijamos lo mismo a aquellas personas con quienes interactuamos.

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En lo referente a las investigaciones de presuntas infracciones del Código, se presumirá que la persona reportada actuó de buena fe hasta que se demuestre lo contrario, y se le permitirá explicar su posición y punto de vista.

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II.1 Empleado: Persona vinculada directamente con el Centro de Distribución de Famcoop o con las Tiendas asociadas a la cadena bajo contrato laboral. 

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II.2 Suplidor: Empresa o individuo que brinda o presta bienes o servicios a la cadena, incluyendo contratistas, distribuidores, consultores y asesores. 

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II.3 Cliente: Un tercero que vende o compra nuestros productos para comercializarlos. 

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II.4 Consumidor: Un tercero que compra nuestros productos para consumo final. 

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II.5 Comité de Ética: Equipo de personas designadas por la Junta de Directores del Centro de Distribución Famcoop, constituido por al menos tres miembros, encargados de analizar todo lo referentes a asuntos de naturaleza ética que a juicio de los miembros de la Junta de Directores haya que activar para investigar y hacer las recomendaciones pertinentes. 

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II.6 Oficial de Ética: Persona nombrada por el Comité de Ética, cuyos deberes principales son comunicar el Código, promover una cultura ética y preparar informes sobre asuntos de ética. 

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II.7 Cónyuge, compañero/a permanente o concubino/a: Persona en unión marital, religiosa o civil, así como en un matrimonio de hecho (según lo determine la legislación de Puerto Rico) incluye parejas consensuales en una relación concubinaria. 

 

II.8 Pariente: Persona con parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo grado de afinidad o primer grado de afinidad. 

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a) Parentesco por consanguinidad, Primer grado: Padres e hijos, Segundo grado: Hermanos, abuelos y nietos, Tercer grado: Tíos, tías, sobrinos y sobrinas, Cuarto grado: Primos hermanos 

b) Parentesco por afinidad, Primer grado: Cónyuge, suegros, yernos/nueras, padrastros e hijastros, Segundo grado: Cuñados y cuñadas 

c) Parentesco civil Primer grado civil: Padres adoptantes e hijos adoptivos 

 

Aunque es imposible abarcar todos los casos que podrían dar lugar a las cuestiones éticas, este Código se refiere a todas las situaciones donde la experiencia indica que ocurren dilemas con relativa frecuencia. 

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III. Lineamientos

III.1 Consumo responsable de cerveza y alcohol: La cadena respeta la decisión personal de no consumir bebidas alcohólicas y acepta el consumo responsable de cerveza y alcohol, de tal manera que nuestro comportamiento durante y después de eventos donde se ingieran bebidas alcohólicas, concuerde con las normas de decencia y respeto por los demás y por nosotros mismos. No toleramos comportamientos que representen ofensas a la dignidad del ser humanos, incluyendo, pero no limitado a los empleados, socios, colegas o comunidad. 

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III.2 Anticorrupción y Antisoborno: Supermercados Famcoop no tolera ninguna forma de corrupción. No creemos que haya ninguna justificación para socavar la conducta ética de funcionarios públicos o de dueños y empleados de otros negocios. No lo hacemos ni lo permitimos. Por lo tanto, exigimos que otros no lo hagan con nosotros. No promovemos, toleramos ni justificamos el soborno que se entiende como el ofrecimiento de regalos, préstamos, honorarios, propinas o algún otro beneficio a cualquier persona, a modo de incentivo para actuar de forma contraria a sus legítimos y correctos intereses. Nuestra relación con servidores públicos se rige por el marco de referencia establecido en las leyes de Puerto Rico y por las más altas normas internacionales sobre prevención y lucha contra el soborno.

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Los regalos en efectivo o en especie a funcionarios públicos, propietarios o empleados de otros negocios con el fin de acelerar cualquier proceso normal o una aprobación también se consideran una forma de soborno y por lo tanto tal conducta es contraria a este Código, lo que conlleva consecuencias punibles. 

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La Cadena permite contratar asesores o gestores para realizar transacciones con entidades públicas o privadas, con el fin de proporcionar conocimiento o preparar estudios para la ejecución de dichas transacciones. Bajo ninguna circunstancia se podrá usar esta actividad para canalizar sobornos o realizar actos contrarios al texto y al espíritu de este Código. 

 

Ningún asesor o gestor contratado por nosotros puede ser pariente de funcionarios públicos o empleados de las agencias o empresas con las que debemos llevar a cabo transacciones. 

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El valor de cualquier contrato de asesoría o de gestión debe ser coherente en cuanto al costo de los servicios esperados y debe facturarse de acuerdo con la ley. Particularmente, los incentivos de éxito (entiéndase por incentivos de éxitos aquellos acuerdos contractuales específicos por completar o exceder objetivos definidos para un proyecto o servicio) deben revisarse con cuidado para asegurarse de que no constituyen o se perciben como recursos para actos corruptos. 

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III.3 Regalos, Entretenimiento y Hospitalidad (RE&H): Debemos tener cuidado de no dar o recibir regalos, entretenimiento u hospitalidad que puedan parecer excesivos o capaces de influir inapropiadamente en una decisión o en una relación comercial. Los miembros de la Junta de Directores, Comité de Supervisión, Socios y empleados no pueden solicitar cualquier clase de favor personal, pago, descuento, viajes, alojamiento, regalos o préstamos a los suplidores, clientes o grupos de interés. Las solicitudes de este tipo pueden hacer que el benefactor se vea obligado a proporcionar el favor o regalo para evitar perder negocios con la cadena o que el beneficiario acepte un servicio deficiente o de estándar inferior. Estas prácticas están prohibidas. 

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No podemos solicitar o recibir regalos de los suplidores, clientes o grupos de interés. Cuando un socio o empleado no esté seguro de si debe aceptar o no un RE&H debe consultar con la persona encargada en la Cooperativa y con el Comité de Ética. En el caso de los empleados deben consultar a su jefe directo y al Comité de Ética de nuestra Cooperativa cualquier RE&H recibido o dado, cuyo valor supere los US$100. Cualquier RE&H de valor inferior, pero que parezca excesivo o tenga el potencial de ejercer influencia inapropiada en una decisión o relación comercial, también debe ser consultado. De la misma manera aplicaría cuando pequeñas cantidades de cualquier RE&H sobrepasen acumulativamente dicha suma.

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El Comité de Ética debe llevar un registro de todas las consultas hechas y sus correspondientes respuestas. 

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a) Donaciones políticas y filantrópicas; Ningún socio en representación de la Cooperativa o empleado está autorizado a destinar los recursos de la Cadena para donaciones, sin cumplir con los requerimientos de aprobación establecidos.

b) No se pueden usar donaciones a entidades filantrópicas o a partidos políticos como fachadas para sobornos, favoritismos indebidos u otras acciones corruptas. 

c) Nos abstendremos de hacer donaciones si las circunstancias pudiesen hacerlas ver como un soborno o cualquier otra acción     corrupta, aunque esta no sea nuestra intención y sepamos que esto no es cierto.

d) Todos los empleados deben ser conscientes de y cumplir con la Política sobre Donaciones de la Cadena, así como con otros reglamentos internos aplicables. 

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IV. Conflictos de intereses

Existe conflicto de intereses cuando un empleado tiene un interés personal que interfiere con la objetividad que requiere su cargo, afecta su toma de decisiones o puede dar la apariencia de tenerlo. Dicho conflicto de intereses puede surgir directamente del propio empleado, o indirectamente por medio de su cónyuge, compañero/a permanente, pariente o persona con quien tenga una relación sentimental. 

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Un conflicto de intereses puede ser también potencial. Esto ocurre cuando las circunstancias actuales no dan lugar a que un interés personal interfiera con los deberes del cargo, pero es previsible que en el futuro suceda. Es obligatorio para todos los miembros de la cooperativa, en alcance de este código, analizar situaciones directas o indirectas de conflictos de intereses, actuales o potenciales, que puedan interferir en sus decisiones y acciones.

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Los socios y empleados de la cooperativa deben estar conscientes de que hay conflictos de intereses que surgen como parte de la interacción normal de los socios y empleados o sus familias con la sociedad y que no se pueden evitar. No obstante, es necesario que el socio y/o empleado los reporte de manera oportuna, completa y veraz para permitir al Comité de Ética evaluarlos y determinar si es preciso tomar medidas para prevenir o minimizar cualquier impacto en la Empresa y en su reputación corporativa.

 

El Comité de Ética determinará en cada caso el grado de impacto en la cooperativa causado por un conflicto de intereses declarado. Cada determinación dependerá de las circunstancias específicas (hechos, cargo del socio y/o empleado y funciones del pariente, grado de parentesco, etcétera). Todo conflicto de intereses debe considerarse como potencial hasta tanto no se haya revisado por el Comité de Ética. 

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Al vincularse a la cooperativa, todos los socios y/o empleados deben proporcionar al Director Ejecutivo y al Comité de Ética una declaración escrita en la que informen si tienen o no conflictos de intereses actuales o potenciales, usando el formato de declaración correspondiente. 

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El área de Recursos Humanos tiene la responsabilidad de solicitar el diligenciamiento del formato de conflicto de intereses a todos los socios y/o nuevos empleados antes de iniciar el proceso de contratación. Además, tiene la responsabilidad de exigir su diligenciamiento como documento de vinculación. 

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Se debe actualizar la información sobre conflictos de intereses cuando una situación inicialmente declarada se modifique, termine o cuando surja un nuevo tipo de conflicto. También cuando la cooperativa lo solicite cada año. 

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Todo socio y/o empleado tiene la responsabilidad de declarar un conflicto de intereses, procedimiento que no se puede delegar o ignorar. Cuando los cónyuges, compañeros/as permanentes, concubinos/as, personas con relaciones sentimentales o parientes que trabajan en la cooperativa están involucrados, cada uno de ellos debe declarar esta situación de manera independiente. 

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Si no es posible prever un conflicto de intereses, no se considera que el socio y/o empleado incurrió en una falta por no reportarlo con anterioridad. Sin embargo, tan pronto como sea consciente de la existencia del conflicto actual o potencial está obligado a reportarlo al Director Ejecutivo y/o al Comité de Ética.

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Cuando los suplidores se registran con la cooperativa o participan en procesos de licitación, cualquier conflicto de intereses que pueda afectar la transparencia del proceso de contratación o la gestión debe reportarse al Director Ejecutivo. 

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Se requiere que los empleados de los suplidores reporten a su empleador cualquier conflicto de intereses que puedan tener con respecto a nuestra cooperativa. El suplidor debe tomar las acciones correctivas y las reportará por escrito al administrador del contrato en la Empresa, quien enviará dicho informe al Comité de Ética para su evaluación. El Código de Ética de Supermercados Famcoop debe estar publicado en la página web Famcooppr.com

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V. Derechos Humanos

La cooperativa está comprometida con el desarrollo de sus negocios, cumpliendo debidamente con los principios contenidos en la Carta Universal de los Derechos Humanos1, en los lineamientos establecidos por la Organización para la Cooperación y en la Organización Internacional del Trabajo (OIT) 2. Dichos lineamientos abarcan a todos los socios y empleados de la Supermercados Famcoop y a los de sus suplidores.

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Cualquier violación actual o potencial de los Derechos Humanos se debe reportar al Comité de Ética. 

La cooperativa está comprometida con el cumplimiento y apoyo de todos los derechos y leyes que rigen sus relaciones con los socios y empleados. Dicho compromiso se extiende a todas las partes de su cadena de valor. 

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La cooperativa, socios y sus empleados están regidos por nuestros valores corporativos y, en consecuencia, tenemos el deber de respetar la dignidad de los socios, colegas, proveedores, clientes y terceros. No toleraremos ninguna forma de discriminación, ya sea verbal o por acción, por motivos de raza, género, idioma, religión, orientación sexual o discapacidad. 

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VI. Acoso laboral y Acoso Sexual

VI.1 Acoso laboral: Se entiende por acoso laboral cualquier comportamiento persistente y demostrable que sobre una persona ejerza un empleado, jefe directo o indirecto, director o socio, colega o subordinado, encaminado a causar temor, intimidación o ansiedad, y que tenga como consecuencia el mal desempeño de responsabilidades o la falta de motivación que conduzca a la renuncia. “No toleramos ninguna forma de acoso laboral”. 

 

En circunstancias excepcionales una sola acción puede ser suficiente para establecer la ocurrencia de acoso laboral, dependiendo del comportamiento reportado y su capacidad de ofender la dignidad humana, la vida o integridad física y los derechos fundamentales de la persona. 

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VI.2 Acoso sexual: El acoso sexual es el comportamiento de naturaleza sexual o el intento de un comportamiento con base en el sexo que afecta la dignidad de hombres y mujeres en el lugar de trabajo. Puede incluir acciones físicas y expresiones tanto verbales como no verbales.

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Hay una amplia gama de conductas que se pueden considerar acoso sexual. Para que este pueda configurarse debe existir una o más de las siguientes situaciones: El comportamiento es indeseado y ofensivo para la persona que es objeto del mismo. Tal comportamiento se usa explícita o implícitamente como base para tomar una decisión que afecta el acceso de esa persona al empleo, capacitación profesional, permanencia en el trabajo, promoción, compensación o cualquier otra decisión con respecto a su actividad. Dicha conducta crea intimidación en el lugar de trabajo o es hostil o humillante para la persona que es sometida a ella.

 

El socio y/o empleado, como individuo, tiene derecho a determinar si considera el comportamiento indeseado u ofensivo. Las cortesías o los halagos se convierten en acoso sexual si continúan cuando la persona a quien se dirigen indica claramente que los considera indeseados u ofensivos. 

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Cuando la ofensa es suficientemente seria, un solo incidente puede considerarse acoso sexual. No toleramos el acoso sexual en ninguna forma.

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VII. Uso de bienes y recursos de la cooperativa

Los socios y empleados tienen la obligación de usar los bienes y recursos de la cooperativa únicamente para los fines para los cuales les fueron confiados. Todo socio y/o empleado o suplidor está obligado a reportar el robo, fraude y otras acciones deshonestas relacionadas con los bienes y recursos de la cooperativa cuando se percate de ello. 

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VIII. Lineamientos del Comité de Ética 

VIII.1 Consultas: Todo socio, empleado o suplidor podrá presentar consultas al Comité de Ética y es obligatorio que el Comité de Ética dé una respuesta.

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Las consultas se deben canalizar a través del Oficial de Ética, quien llevará un registro de estas y de las respuestas correspondientes.

 

VIII.2 Reportes al Comité de Ética y el derecho de apelación: Los socios, los empleados de la cooperativa, empleadores, suplidores, clientes o cualquier interesado puede alertar a la cooperativa sobre asuntos éticos y deben poder hacerlo sin temor a represalias, retaliaciones, ya sea que se identifiquen, soliciten confidencialidad sobre su identidad o lo hagan de manera anónima. 

 

Se pueden presentar los reportes al Comité de Ética a través de los jefes directos, del Oficial de Ética, de cualquier miembro del Comité de Ética, o en la Línea Ética.

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Las decisiones del Comité de Ética podrán ser apeladas. Cuando el reportante o la persona contra quien recae el reporte no esté de acuerdo con la decisión del Comité de Ética tiene derecho a solicitar al Presidente de la Junta de Directores una revisión de la misma.

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Los miembros de la cooperativa están en la obligación de colaborar con las investigaciones adelantadas o solicitadas por el Comité de Ética. La falta de colaboración, la omisión intencional de información o el suministro de información errónea deben ser evaluados en su debido momento para determinar la seriedad del hecho, y serán enviados a la Junta de Directores para la investigación disciplinaria correspondiente. 

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IX. Línea Ética 

Consiste en una línea telefónica o en un correo electrónico disponible permanentemente. En caso se trate de una línea telefónica, se contará con un buzón de voz al que solo podrá acceder el oficial de ética. Igualmente, solo el oficial de ética tendrá acceso al correo electrónico confeccionado para recibir las denuncias. Si un empleado recibe un reporte relacionado con un asunto del Comité de Ética debe remitirlo al Oficial de Ética para su registro e investigación.

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El Comité de Ética investigará si una persona denuncia que ha recibido alguna amenaza o recriminación por haber realizado un reporte a la Línea Ética

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Aprobado en Junta de Directores del

Centro de Distribución Supermercados Famcoop, del 12 de marzo 2024.